سامانه های حضور و غیاب چه اطلاعاتی در اختیارمان می‌گذارند؟
سامانه های حضور و غیاب، میتوانند اطلاعاتی بیش از اعداد و ارقام ساعات روزانه کارکرد پرسنل در اختیارمان قرار دهند. جزئیات زمانبندی ها، تغییرات هزینه ها و پیشبینی بودجه از جمله این اطلاعات به شمار میرود.
اکثر افراد وقتی به سامانه های حضور و غیاب می اندیشند، تنها مجموعه ای از ساعات و دقایق کاری ثبت می شود در ذهنشان نقش می بندد. اما حقیقت آن است که امروزه این سامانه ها میتوانند نقشی فراتر از ثبت ساده این امور ایفا کنند. اگر تا کنون از این سامانه ها بعنوان یک سیستم ثبت ورود و خروج استفاده میکردید، حالا شاید بهتر باشد با تغییر نگرش، آمار خروجی این سامانه ها را به رویدادها و فعالیتهای مجموعه ارتباط دهید.
بسیاری از شرکتها از راهکارهای مختلفی برای بهره گیری از اطلاعات استخراجی این سامانه ها برای محاسبه هزینه ها، اضافه کاری، سودبخشی و… استفاده میکنند. این شرکتها قادر هستند به شیوه ای مؤثر، زمان سپری شده بر روی پروژه ها را اندازه گیری، کارآیی بخشهای خدماتی را مدیریت و منابع موردنیاز آتی را پیشبینی کنند.
پس از استفاده از سامانه های حضور و غیاب در یک بازه زمانی طولانی، شما به یک معیار و بانک اطلاعاتی از بهره وری بخشهای مختلف خواهید رسید و همین میتواند مبنای تحلیل شرایط فعلی قرار گیرد. به همین ترتیب اطلاعات دوره فعلی (که بصورت مستمر تولید میشوند) بر سندیت و دقت معیارها خواهد افزود.
مقایسه ساعات کاری برنامه ریزی شده قبلی با ساعات کاری حقیقی
یکی از تحلیلهایی که میتواند بر روی آمار استخراجی صورت پذیرد، مقایسه ساعات کاری برنامه ریزی شده قبلی با ساعات کاری حقیقی است. این اطلاعات میتواند در فصول مختلف مورد بررسی قرار گیرد تا پاسخ دقیق تری برای این سوال که ((بیشترین فعالیت های پرسنل در کدام بازه های زمانی بوده؟)) داشته باشیم.
در سطوح فردی نیز با تطبیق اطلاعات دوره های مختلف میتوانیم بفهمیم که به طور مثال کدام کارمندان بیشترین تأخیرها را داشتند یا کدام بخش از نیروها بیشترین کارکرد مازاد بر وظیفه را انجام می دهند. در دست داشتن چنین اطلاعاتی منجر به ترسیم روندهایی خواهد شد که میتواند برای مدیریت منابع انسانی مجموعه ها شدیداً راهگشا باشد.
مدیریت هزینه ها با اطلاعات سامانه های حضور و غیاب
اطلاعات خروجی این سامانه ها همچنین میتواند باعث مدیریت هزینه ها شود. مدیریت بیشتر بر وظایف سپرده شده بر هر فرد و مشاهده ی ساعات کارکرد میتواند باعث کاهش هزینه های تحمیلی از محل اضافه کاری ها شود. در نظر داشته باشیم که هزینه های حضور در زمانهای خارج از ساعات اداری تنها منحصر به پرداخت اضافه کاری نمی شود. با نظارت دقیقتر بر آمار و ارقام میتوان از بروز مصارف مازاد و بیهوده انرژی و… جلوگیری کرد. میتوان گفت که ایجاد انضباط از طریق این شیوه ها میتواند بر مسئولیت پذیری و پاسخگویی پرسنل اثرگذار باشد.
اما فواید سیستم های حضور و غیاب محدود به مدیران نیست. کارمندان نیز میتوانند از مزایای این سامانه ها بهره مند شوند. پرسنل با به کار بردن این سامانه ها مدیریت بیشتری بر زمان خود خواهند داشت. همچنین امکان خودارزیابی، بررسی شاخص عملکرد و نیز بهره وری را خواهند داشت. علاوه بر این، افراد این قابلیت را خواهند داشت که در هر لحظه به ساعات کاری خود دسترسی داشته باشند. در صورتی که پیش از این، طبیعتا محدودیتهای بیشتری در دریافت این اطلاعات وجود داشت.
برای جمع بندی میتوان گفت سیستمهای امروزین حضور و غیاب، شیوه به روز شده ثبت ورود و خروج کارکنان مجموعه هاست که اجازه دسترسی به اطلاعات را چه از طریق نرم افزار و چه از طریق وب به مدیران و پرسنل میدهد و میتواند در کاهش هزینه ها، مدیریت زمان، ایجاد نظم، برنامه ریزی و ایجاد شفافیت در سازمان مفید واقع شود.
بدون دیدگاه