مدیریت مرخصی

یکی از مهمترین مسائلی که مدیران بخش منابع انسانی سازمان ها با آن درگیر هستند، مدیریت مرخصی کارمندان است. همه ما در طول دوران فعالیت کاری، به مرخصی احتیاج داریم. انجام فعالیت های شخصی، پیگیری امور اداری فردی، استراحت، سفر، حل مشکلات غیر قابل پیشبینی شخصی و یا خانوادگی، از جمله دلایلی هستند که کارمندان یک مجموعه به مرخصی نیاز پیدا میکنند. هدف از قرار دادن مرخصی در قوانین کار، علاوه بر موارد یادشده، تخلیه روانی و بهبود سلامت نیروهاست. استفاده صحیح از مرخصی سبب میشود فشار کاری بر روی عملکرد شرایط روحی افراد تاثیر زیانباری نداشته باشد.

مرخصی در قانون کار ایران

قانون کار در ایران، کارگران و کارمندان مشمول این قانون را مجاز به دریافت ۲۰ ساعت مرخصی در ماه میداند. علاوه بر مرخصی استحقاقی، پرسنل در صورت ارائه گواهی از پزشک معالج، امکان دریافت مرخصی استعلاجی نیز دارند. برای این موضوع، محدودیتی در قانون کار تعریف نشده است. اگرچه برای مرخصی های استعلاجی بیش از هفت روز در هر نوبت و پانزده روز در سال احتمالا تائیدیه شورای عالی پزشکی تامین اجتماعی نیز لازم است.

مدیریت مرخصی افراد، جزء مهمی از فرهنگ سازمانی شرکت هاست. میزان انعطاف پذیری مدیران در این خصوص، تاثیر مستقیمی بر روحیه کارمندان و نیز وفاداری آنها نسبت به مجموعه دارد. مسلما سخت گیری بیش از حد کاری در زمان هایی که کارمندان به طور جدی شرایط حضور در محل کار را ندارند، تاثیری به شدت منفی در روحیه آنان خواهد داشت. همچنین در شرایط رضایت شغلی حتی به صورت نسبی، بهره وری افراد به شکل چشمگیری افزایش خواهد داشت.

مدیریت مرخصی

بهبود عملکرد کارمندان با مدیریت مرخصی

با این حال ممکن است در برخی روزها، مرخصی کارمندان در پیشبرد امور خلل جدی وارد کند. به همین علت توصیه میشود در روزهای خاصی از سال، ممنوعیت مرخصی را لحاظ کنید. مثلا در روزهای منتهی به عید نوروز، ممکن است بسیاری از تولیدکنندگان و خرده فروشان به علت شلوغی اجازه مرخصی به نیروهای مهم خود ندهند. یکی دیگر از مسائل مربوطه، محدودیت در دریافت مرخصی است. ممکن است در بعضی مجموعه ها، امکان مرخصی بیش از پنج روز متوالی وجود نداشته باشد. اما باز هم باید در نظر داشت که این شرایط باید بعنوان خط مشی مجموعه، بصورت شفاف و در بدو جذب نیروها، اطلاع رسانی شود.

استفاده از مرخصی همچنین به عنوان عاملی تشویقی در برخی از شرکتها و سازمانها رواج دارد. شکی نیست که استفاده از این راهکار تاثیر بسزایی در افزایش انگیزه نفرات در سازمان خواهد داشت. در برخی از شرکتها نیز سیاست مرخصی بدون محدودیت رواج پیدا کرده است. بدیهی است که این مورد نیازمند ایجاد فرهنگ سازمانی و مسئولیت پذیری بالا در میان افراد است تا موجب سوءاستفاده احتمالی نشود.

محاسبه و مدیریت مرخصی

محاسبه و مدیریت مرخصی یکی از کارکردهای اصلی دستگاهها و نرم افزارهای حضور و غیاب است. احتمالا به خاطر دارید که در سالهای گذشته یک کارت تردد در سازمانها، به این موضوع اختصاص پیدا میکرد و از آن به عنوان کارت مرخصی یاد میشد. اما در حال حاضر کارکرد سیستمهای حضور و غیاب به نحوی است که دیگر نیازی به کارت مرخصی وجود ندارد. در حقیقت ساعات کسر کار پرسنل، در نرم افزار حضور و غیاب و در زمان محاسبه حقوق و دستمزد میتواند بعنوان مرخصی در نظر گرفته شود. در این حالت، آن ساعات غیبت، از مانده مرخصی فرد کسر خواهد شد.

اما در بسیاری از سازمان ها، هماهنگی حضوری برای مرخصی در دوره محاسبه حقوق ماهانه بسیار زمانبر خواهد بود. به همین دلیل در نرم افزارهای حضور و غیاب سازمانی، پنلی نیز برای کاربران در نظر گرفته شده تا مراحل درخواست مرخصی و تائید آن توسط مدیران و حتی محاسبه آن توسط سیستم حقوق و دستمزد بصورت سیستمی و با صرف کمترین زمان صورت گیرد. نرم افزارهای حضور و غیاب سازمانی همچنین با نمایش مانده مرخصی در پنل هر کاربر، امکان مدیریت مرخصی را برای افراد ایجاد میکنند.

دستگاه ها و نرم افزارهای حضور و غیاب با نمایش دقیق ساعات تردد، خطاهای محاسبه مرخصی و حقوق را به میزان قابل توجهی کاهش میدهند و از این طریق نیز به یاری مدیران منابع انسانی خواهند آمد.

برای مشاهده ی محصولات و سیستم های حضور و غیاب، کلیک کنید.