چرا باید از سامانه های الکترونیکی حضور و غیاب استفاده کنیم؟

فرآیند پرداخت دستمزد ماهیانه کارکنان، همیشه فرآیندی خسته کننده و زمانبر برای واحد مالی شرکت ها بوده است. اما اکنون به لطف سامانه های الکترونیکی، این فرآیند بمراتب ساده تر می شود و منابع بسیار کمتری از مجموعه اتلاف خواهد کرد. با نظر به امکاناتی که امروزه در اختیار داریم، بجای چاپ فیش حقوقی و ثبت دستی و کاغذی زمان ورود و خروج کارکنان، با ارائه الکترونیکی صورت وضعیت حقوقی و ساعات کارکرد، نه تنها میتوان از اتلاف زمان و انرژی تا حدود زیادی جلوگیری کرد، بلکه هزینه های کاغذ و چاپ نیز به نحو موثری کاهش خواهد یافت.

با توجه به اینکه بخش عمده ای از سامانه های حضور و غیاب قابلیت همگام سازی با نرم افزارهای حسابداری را نیز دارند، این فرآیندهای الکترونیکی میتوانند تا جایی پیش روند که تمام مراحل بررسی ساعات کاری، ارائه گزارش به پرسنل، محاسبات دستمزد، پرداختها و… بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ صورت پذیرد.

برای استفاده از سیستمهای الکترونیکی حضور و غیاب، انتخابهای زیادی پیش روی شماست و هر کدام از این انتخابها امکانات مختلفی به خدمت شما خواهند گذاشت اما تمامی سیستمها در برخی از اجزا و مؤلفه های پایه ای با یکدیگر مشترکند.

مزیت های سامانه های الکترونیکی

در صورت الکترونیکی سازی فرآیندها و مراحلی که پیش از این بصورت دستی اجرا میشد، علاوه بر دقیقتر شدن تمامی روال های تعریف شده، دیگر نیازی به راستی آزمایی اطلاعات ثبتی و نیز چک کردن فیزیکی ردیف های حقوقی و اضافه کاری نیروها نخواهیم داشت. همچنین بانک اطلاعاتی گسترده و جامعی از عملکرد و پرداختی های ادوار گذشته تهیه دیده ایم که بدون نیاز به جستجو در سیاهه ای از کاغذها و مستندات، به آسانی در دسترس خواهد بود.

استفاده از سامانه های الکترونیکی حضور و غیاب و محاسبه حقوق نه تنها برای موسسات بزرگ امری ضروری است، بلکه به کسب و کارهای کوچک نیز فواید زیادی میرساند. امنیت بالاتر و آرامش خاطر بیشتر یکی از این فواید است؛ چرا که دیگر هراس و نگرانی ای بابت از دست رفتن و یا امحای اطلاعات نخواهد بود.

مزیت دیگر این سامانه ها، انطباق بیشتر با مسائل زیست محیطی است. با استفاده کمتر از کاغذ و منابع چاپی، مسلما آسیب کمتری متوجه محیط زیست می گردد.

برتری دیگری که برای این سامانه ها میتوان برشمرد، کاهش محسوس هزینه های اضافی است. طی یک بررسی روی شرکتهای مختلفی در ایالات متحده، مشخص شد که فرآیند پرداخت الکترونیکی باعث ذخیره بیش از 3 دلار بر روی هر فیش حقوقی میشود. افزون بر آن، در شیوه های دستی، در صورت مفقود شدن مستندات، هزینه های بسیار بالاتری نیز بر مجموعه تحمیل میشود. مضاف بر نکات مذکور و با در نظر داشتن برخی قابلیتهای پیشرفته در نرم افزارهای حضور و غیاب میتوانید از محاسبه و پرداخت بموقع مالیاتها نیز اطمینان حاصل کنید.

به طور کلی با پیشرفتهای اخیر در فناوری های حضور و غیاب، تغییر سازوکارهای فیزیکی به فرآیندهای الکترونیکی تصمیمی منطقی و کارآمد به نظر می آید.

برای مشاهده ی محصولات و دستگاه های حضور و غیاب، روی این لینک کلیک کنید.